Dokumentace v systémech kvality

Pro řízení činností přijímají normy ISO 9000 procesní přístup. Za procesy jsou považovány jednotlivé činnosti, které přeměňují vstupy na výstupy, přičemž využívají zdrojů. Procesy na sebe mohou navazovat. Soubor procesů je řízen společně, takže hovoříme o systému.


SOUHRN: Pokud má dokumentace sehrát účinnou a účelnou roli v řízení organizace, musí plně vyhovovat požadavkům řízení zahrnutým do širšího vnějšího prostředí a respektovat požadavky norem. Ve většině případů není nikde určena míra podrobnosti dokumentace, ta záleží na charakteru činnosti a disciplinovanosti pracovníků, kterým je určena. Důležité je brát administrativu v systémech kvality jako příležitost ke zlepšování, neboť charakterizuje vyspělost celé organizace, a zejména úroveň skutečného pořádku.
Klíčová slova: dokumentace, proces řízení dokumentů, elektronické dokumentační systémy

SUMMARY: If document has to play effective role in the organizational management it should fulfill the requirements related to wider environment and respect the norms. In most cases there are no rules on how detailed should the documentation be, this depends on the character of provided care and the work moral of the healthcare workers. The administrative systems are associated with the quality and the standard processes within the whole organization therefore there should be an ongoing effort to improve the process of documentation.
Key words: documentation, document management process, electronic documentation systems


Tento pohled usnadňuje dokumentování systému tím, že lze veškeré činnosti organizace strukturovat na procesy a tyto samostatně zdokumentovat, stanovit odpovědnosti. Kromě dokumentace je potřeba vést záznamy, které poskytují důkazy o splnění předepsaných postupů.

Rozsah dokumentace systému se může v jednotlivých organizacích lišit, a to s ohledem na:

* velikost organizace a druh činností,
* složitost těchto procesů a jejich vzájemné působení a
* odbornou způsobilost zaměstnanců.

V oblasti dokumentace je snadné sklouznout do nebezpečné pasti přebujelé administrativy. Vytvoření dokumentace však nemá být samoúčelné, ale má být činností, která přidává hodnotu. Nad každým dokumentem je třeba se zamyslet a zvážit, jak prospěje efektivnímu fungování organizace, zda není zbytečně rozsáhlý, zda jej budou pracovníci moci rychle přečíst a porozumět mu.
Neúměrně a často i zbytečně podrobné popisy zvyšují pracnost tvorby dokumentace a pak komplikují řízení vlastních procesů.

Každý dokument obsahuje:

* označení organizace (název organizace, aby bylo zřejmé, komu patří),
* identifikaci dokumentu (název, pořadové číslo, rozsah platnosti, rok vydání),
* číslo revize (číslování řadou písmen A, B, C atd. nebo řadou čísel 1, 2, 3 atd.),
* datum vydání,
* stránkování (strana 1 z 5).

Dále by jednotlivé dokumenty/směrnice měly zahrnovat odpovědi na otázky:

* PROČ – účel procesu
* CO – cíl procesu
* KDO – odpovědnost za vykonání
* KDE – místo pro realizaci procesu
* KDY – čas pro realizaci procesu
* JAK – způsob realizace procesu
* ČÍM – potřebné zdroje pro realizaci
* ZÁZNAM – důkaz o kvalitě průběhu tohoto procesu

Struktura dokumentů musí být dobře promyšlená. Vhodné členění umožňuje vyhnout se duplicitním popisům, které znesnadňují udržování. Členění dokumentace integrovaného systému managementu organizace se výrazně neliší od běžného členění dokumentace pro řízení organizací.

Řídící a informativní normy zpravidla předepisují, resp. přikazují způsob chování jednotlivců v procesech nebo informují o důležitých okolnostech, v některých případech se na ně může odvolávat i konkrétní popis jednotlivé činnosti.
Dokumentace pro řízení procesů se váže na konkrétní činnosti a přímo formalizuje jejich vykonávání i průběh celého procesu.
Koncepční dokumentace předepisuje chování organizace jako celku v příštích obdobích. Po svém zpracování jsou produktem konkrétní činnosti a pak vstupní dokumentací do řady procesů.
Provozní dokumentace je produktem vykonávaných činností. V procesech probíhajících uvnitř organizace je obvykle výstupem z jedné činnosti a podkladem pro vykonávání následné činnosti nebo evidencí o provedené práci.

Organizace, která buduje systém kvality, musí mít tyto dokumenty:
* dokumentovaná prohlášení o politice, strategii a cílech kvality,
* příručku kvality,
* dokumentované postupy (pro řízení dokumentů, záznamů a neshod),
* dokumenty, které organizace potřebuje pro zajištění efektivního plánování, fungování a řízení svých procesů, a
* záznamy.

Potřebné dokumenty a záznamy týkající se systému kvality, environmentálního managementu, ochrany zdraví při práci se prolínají prakticky všemi kategoriemi dokumentace integrovaného systému řízení organizace. Procesní role dokumentace je koordinační, evidenční a výstupní.
Při analýzách, tvorbě a implementaci integrovaného systému řízení organizace se dokumentace postupně dotváří a mění.

Prakticky jakákoli činnost je buď koordinována a evidována pomocí dokumentace, nebo dokumentace je jejím výstupem – produktem.
Udržování dokumentace a vedení záznamů v některých případech představuje administrativu navíc, ale bez toho by nešlo o dobré řízení, ale o chaos. Bez záznamů by nebylo možné dosáhnout pořádku a prokázat odpovědnost. Podklady získané ze záznamů se používají pro analýzy nežádoucí variability procesů a efektivnosti přijatých opatření.

Tabulka

Častou chybou je, že v organizaci vzniká řada neformalizovaných dokumentů jako výstup z procesu pro vnitřní potřebu, ne jako výsledný produkt procesu. Snahou všech by mělo být v maximální míře omezovat vytváření neformalizované dokumentace, zejména její papírové formy. Pokud zjistíme, že takto vytvořená dokumentace existuje a je účelná, je třeba ji formalizovat, tzn. zajistit, aby tato dokumentace měla všechny stanovené náležitosti a byla dále řízena.

Proces řízení dokumentů vyžaduje, aby:

* všechny dokumenty související se zákonnými požadavky byly operativně řízeny a toto bylo jasně popsáno,
* přezkoumání a schválení dokumentů bylo prováděno pověřenými a odpovědnými osobami,
* byla zaručena dostupnost dokumentů všem pracovníkům, kteří vykonávají činnosti, které úzce souvisejí s danou odbornou problematikou,
* všechny dokumenty a záznamy byly periodicky přezkoumávány a aktualizovány,
* byly vytvořeny a uplatňovány zásady pro schvalování nového vydání a aktualizaci dokumentace,
* byla přesně vyznačena místa, kde se popsané postupy používají,
* byla stanovena doba platnosti dokumentace.

Řízení dokumentů a záznamů má stanovený postup a zásady:

* Přezkoumání – zásady, které stanoví potřebnost jednotlivých dokumentů (důraz je kladen na účelnost a potřebu dokumentu/ formuláře).
* Zpracování – pověřený pracovník (nebo tým) odpovědný za přípravu dokumentu/formuláře zpracuje text dokumentu podle zásad přijatých v organizaci (je kladen důraz na jednotnou formu, označování, začlenění do struktury dokumentace a srozumitelnost -podle kompetencí uživatelů).
* Ověřování – posouzení obsahu navrhovaného dokumentu/formuláře (důraz je kladen na možné rozpory s jinou dokumentací, srozumitelnost a faktický obsah); provádí vedoucí úseku nebo přímo pracovníci, kteří dokument budou používat.
* Schvalování – po provedeném ověření je nutné tento fakt označit autorizací vedoucího úseku na dokumentu.
* Uvolnění (distribuce) – bývá odpovědností pověřeného pracovníka, přičemž je důležité zajistit, aby nedošlo k záměně s dokumenty starými především na místech jejich používání.
* Rozdělování – realizuje se podle matice či rozdělovníku v dokumentu.
* Používání – při používání dokumentu je potřeba dbát na to, aby byl dokument neustále k dispozici, čitelný a v platném vydání. Stejný požadavek je i u dokumentů řízených v elektronické podobě.
* Změnové řízení – v případě potřeby změn (zrušení nebo náhrada jiným) dokumentu je třeba tyto změny podchytit v seznamu změn, aby se v případě sporů znal předcházející stav dokumentu. V případě změn většího rozsahu je možné úplně nové přepracované vydání dokumentu.
* Stahování – při distribuci dokumentu je nutné dbát na to, aby starší dokument byl odebrán a byla provedena náhrada platným dokumentem.
* Archivování a skartace – potřeba a zásady archivace a skartace písemností jsou určeny zákonem o archivnictví a spisové službě, každý dokument musí obsahovat skartační znak písemnosti.

Z hlediska vedení dokumentace se jeví velmi výhodné využití elektronických dokumentačních systémů. Software pro řízení dokumentace umožňuje zvládnout požadavky na dokumentování bez nutnosti zaměstnávat nové administrativní síly. I nejjednodušší elektronická správa dokumentů přináší tyto výhody:
* Strukturovaná dokumentace provázaná hypertextovými odkazy, které odstraní nutnost duplicitních popisů.
* Snadná údržba při změnách, rychlé vyhledávání dokumentů, které obsahují odkaz nebo výraz, který je potřeba změnit.
* Levný, rychlý a ekologický způsob publikování dokumentace.
* Elektronické podepisování zodpovědných osob.
* Automatické přidělování verzí, systém oprávnění, připomínkování a mnoho dalších funkcí, které se u tištěné dokumentace nedají realizovat.

Při využívání informačních systémů musí být dodržovány všechny výše uvedené principy pro řízení dokumentů.
Nezanedbatelným přínosem systému managementu je zavedení řádu a pořádku, a to jak do dokumentů používaných uvnitř organizace, tak i těch, které jsou vyžadovány různými institucemi. Stav dokumentace, její rozsáhlost a způsob jejího vedení jsou důležitými atributy při hodnocení.
Postupným zlepšováním jednotlivých procesů a zásluhou permanentního rozvoje znalostí zaměstnanců by mělo docházet k redukci nutného popisu činností, a tedy zeštíhlování rozsahu dokumentů. Cílem je zajistit, aby vytvořené dokumenty a záznamy byly stručné, přehledné, správné, jednotně strukturované a optimální pro použití příslušnými pracovníky.

„Omezte své písemné zprávy na jeden list papíru všude tam, kde je to možné, a to i v případě svých nejdůležitějších finančních rozhodnutí.“ J. K. Liker (14 zásad výrobního systému Toyota)


Slovníček pojmů:

Platnost – okamžik, od kterého dokument existuje, tzn. ke kterému datu byl schválen.
Účinnost – okamžik, od kterého jsou příslušní zaměstnanci povinni se daným předpisem řídit.
Odpovědnost – vydavatelem i zpracovatelem všech dokumentů systému kvality v rámci společnosti je určen představitel managementu kvality.
Specifikace – dokumenty, ve kterých jsou uvedeny požadavky.
Směrnice – dokumenty, ve kterých jsou uvedeny návrhy a doporučení.
Dokumentované postupy, pracovní instrukce – poskytují informace o tom, jak důsledně provádět činnosti a procesy konzistentním způsobem.
Záznamy – poskytují objektivní důkazy o prováděných činnostech.
Řízený dokument – souhrnné označení pro dokumenty systému managementu kvality, podléhá režimu evidence, schvalování, aktualizace, změnového řízení, archivace a skartace.
Legislativní dokumenty – souhrnné označení pro zákony, nařízení vlády, vyhlášky, normy, statuty.
Operativní dokument – souhrnné označení pro sdělení a příkazy.
Záznam – souhrnné označení pro vyžadovanou informaci uchovávanou v listinné nebo elektronické podobě.
Revize dokumentu – pravidelné přezkoumání aktuálnosti dokumentu bez potřeby změny dokumentu.


O autorovi: PhDr. Radka Pokojová, náměstek pro ošetřovatelskou péči, Nemocnice Boskovice, s. r. o. (radpok@nemocniceboskovice.cz)

Ohodnoťte tento článek!