V rámci kurzu jsme ve tříčlenných týmech zpracovávali projekty, které měly řešit konkrétní problém naší nemocnice/ pojišťovny. Úkolem týmu vyslaného naší nemocnicí bylo zpracovat zadaný projekt na téma: Rozbor činností vrchní sestry na klinickém pracovišti. V naší nemocnici vznikl dojem, že vrchní sestry jsou nadmíru přetíženy vykonáváním své rozsáhlé pracovní náplně a současným plněním neoficiální funkce řešitele prakticky všech provozních problémů kliniky. Mají hodně přesčasových hodin. Základním cílem našeho projektu bylo tuto domněnku potvrdit nebo vyvrátit a v případě zjištění nevyhovující situace navrhnout takové změny, aby došlo k udržení a zlepšení kvality ošetřovatelské péče současně se snížením práce přesčas. Pro analyzování současné situace jsme postupně vytvořily dva dotazníky, které měly zodpovědět otázku, jaké činnosti vrchní sestra vykonává a kolik času jim přibližně věnuje. Poté jsme je předložily více než 40 vrchním sestrám a laborantům.
Dotazník 1
Cílem prvního dotazníku bylo porovnat názory hlavní sestry a vrchních sester na to, jak by měla být práce vrchních sester rozdělena mezi jednotlivé skupiny činností, a jak je tomu ve skutečnosti.
Vrchní sestry měly rozdělit 100 procentních bodů mezi následující skupiny činností, neboť jsme vycházely z toho, že vrchní sestry:
* se účastní nejrůznějších pracovních schůzek, * se podílejí na zásobování a dalších nezdravotnických činnostech, * sledují hospodaření kliniky, * provádějí personální práci, vzdělávají podřízené pracovníky, studenty a samozřejmě sebe, jako členky managementu kliniky zpracovávají nejrůznější provozní a kontrolní dokumentaci, přičemž při všech těchto činnostech musí těsně spolupracovat s odbory provozu a správy. Vedle uvedených činností občas vrchní sestry dělají práci, která přísluší jiným pracovníkům, a samozřejmě vykonávají i činnosti specifické pro jejich obor.
Výsledky dotazníku ukázaly, že názor hlavní sestry se od názoru vrchních sester liší: hlavní sestra jakožto metodický vedoucí vrchních sester kromě odbornosti a vzdělávání preferuje i manažerské činnosti (pracovní schůzky, ekonomika, personalistika), zatímco vrchní sestry svou roli spatřují zejména v uplatňování své odbornosti a jejím dalším zvyšování. Hlavní sestra i vrchní sestry se shodují v tom, že vrchní sestra by neměla být spojována se zásobováním a podobnými činnostmi rutinního charakteru, kterým podle výsledků tohoto dotazníku věnuje téměř 25 % času.
Dotazník 2
Po vyhodnocení údajů získaných z prvního dotazníku jsme skupiny činností konkretizovaly až na úroveň jednotlivých činností, které vrchní sestry vykonávají (je jich téměř 80), a vytvořily jsme druhý dotazník. Zvláštní pozornost byla věnována identifikaci všech odborných činností a aktivit nezdravotnického charakteru, protože čas věnovaný vykonávání těchto činností se podle závěrů z dotazníku 1 nejvíce lišil od deklarovaných optimálních hodnot.
Vrchní sestry byly požádány, aby uvedly, jaké množství času věnují vykonávání každé konkrétní činnosti. Časový údaj mohly uvést v libovolné časové jednotce a vztáhnout jej k libovolně dlouhému časovému období - vše bylo přepočteno na jednotný základ (hod./měsíc).
Tato analýza ukázala, že stávající situace není zcela vyhovující. Hlavní příčiny lze spatřovat ve čtyřech oblastech: v komunikaci, náplni práce, lidských zdrojích a postupech. Z obou dotazníků nicméně také vyplynulo, že problém není pouze ve slabém personálním obsazení klinik, rozsáhlé náplni práce vrchních sester a v tom, že vrchní musí všechno řešit osobně, jak říkala původní hypotéza. Ukázalo se, že problémy jsou také v organizaci času vrchních sester nebo v nedostatečném delegování některých činností a pravomocí. Z těchto důvodů jsme navrhly opatření, pomocí nichž by bylo možno stávající, ne zcela vyhovující situaci řešit.
Opatření
Některá opatření jsou v pravomoci každé vrchní sestry. Jde zejména o možnost delegování některých jejích činností na ostatní pracovníky kliniky, například navýšení pravomocí hospodářky, o podpisové právo u běžných oprav, nebo předání veškerých činností spojených se zásobováním a inventářem. Jde nám také o efektivnější využití hospodářek, a proto chceme sjednotit jejich jednotné metodické vedení - měly by být pracovníky provozu a správy informovány o všech provozních změnách na společných schůzkách podobně jako vrchní sestry. Jako vhodné řešení se ukázalo i převedení organizace práce PZP na jednoho ze sanitářů, přičemž vrchní sestře zůstává jen řešení sporných situací. Posílily jsme také odpovědnost staničních a úsekových sester za provoz a ekonomiku oddělení.
Jako velmi efektivní se ukázalo směřování úsilí do lepší organizace času vrchních sester. Vyzkoušely jsme si to například v písemném plánování úkolů na příští dny, kterým se výrazně zpřesnil odhad délky trvání jednotlivých činností a zlepšilo se jejich umístění v rámci pracovní doby. Zároveň se ukázalo, že velmi účinnou, i když nepopulární metodou pro dosahování úspor času, je odmítání alespoň některých neohlášených návštěv.
Nezanedbatelnou úsporu času by mělo přinést zlepšení komunikace uvnitř klinik i v celé fakultní nemocnici. Jednou z cest by mohlo být efektivnější využití nemocničního informačního systému, intranetu a e-mailu.
Další navrhovaná opatření, která jsou neméně důležitá, by měla spočívat ve změnách na úrovni celé FN. Úprava v náplni práce vrchních sester by například mohla znamenat přesun školení BOZP a PO na profesionální zaměstnance, čímž by se jistě zlepšila úroveň těchto školení.
Domníváme se, že i vytvoření pozice administrátora by bylo jednou z možností řešení zatíženosti jak vrchních sester, tak zástupců pro LP. Administrátor by se zabýval nejen nezdravotnickými činnostmi, ale i ekonomikou a bodovou produkcí, a jeho pozice by posílila management kliniky. A kontinuální vzdělávání středního managementu? To by jistě uvítaly nejen vrchní sestry, ale i zástupci LP.
Celý projekt jsme postupně hodnotily a s jeho výsledky jsme seznámily vedení a všechny vrchní sestry FN. Předpokládáme, že navrhnutá opatření se budou v naší nemocnici postupně realizovat, aby bylo dosaženo požadovaného cíle souvisejícího s garancí ošetřovatelské péče a snížením počtu přesčasových hodin. Navrhovaná opatření, která jsou v moci vrchních sester, nepřinesou žádné náklady, pouze úpravu metod práce; opatření na úrovni celé FN si určité ekonomické zatížení vyžádají. Ukázalo se, že úpravou metody práce se snížilo pracovní zatížení vrchních sester celkem asi o 32 přesčasových hodin za měsíc. Zda bude náš projekt úspěšný, ukáže až porovnání s kontrolním dotazníkem, který chceme realizovat.